안녕하세요. 소보로입니다 :)
오늘은 지난 글에서 말씀드렸던, 현직 외국계 재직자인 제가 영어 메일 작성 시 매우 잘 활용하고 있다고 말씀드렸던 그 방법! 영어 업무 메일 작성 꿀팁! Chat GPT를 활용하여 영어 메일을 작성하는 방법을 알려드리려고 합니다.
실제로 제가 Chat GPT를 사용하여 업무를 한 예시를 함께 보여드릴 테니 쉽게 따라 하실 수 있으실 거예요!
그럼 시작해보겠습니다~ :)
Chat gpt를 처음 사용하신다면?
Chat gpt는 요즘 워낙 많은 분들에게 알려져 있어 모르시는 분들이 없을 것 같은데요.
혹시나 익숙치 않은 분들이 있을까 말씀드리면, Chat gpt는 Open AI라는 인공지능 개발사에서 개발된 인공지능 챗봇입니다.
최근에도 계속 개발이 이루어지고 있어 버전 4까지 나왔다고 들었습니다만, 제가 주로 사용하는 버전은 3.5 버전입니다.
제가 사용하는 버전은 무료고요! 본격적인 시작 전, Chat gpt를 처음 사용하시는 분들을 위해 그 사용법을 간단하게 말씀드리겠습니다.
1. 사이트에 접속합니다 (chat.openai.com)
2. 로그인 (구글, 마이크로소프트, 애플 계정 사용) 또는 Sign up 버튼을 클릭하여 계정을 생성해줍니다.
3. 사용할 준비가 완료되었습니다!
아래 send a message 칸에 내용을 입력한 후 엔터를 누르면 챗봇이 질문에 대한 답변을 해줍니다.
Chat gpt를 활용하여 영어 비즈니스 메일 작성하는 방법
Chat gpt를 사용할 준비가 되었으니, 이제 본격적으로 우리의 친구 Chat gpt를 활용하여 영어 비즈니스 메일 작성하는 방법을 알려드리도록 하겠습니다.
작성 방법을 요약하여 말씀드리자면 크게 아래의 4단계가 되겠습니다.
각 단계 별 자세한 방법은 실제 제가 업무 시 작성한 내용을 토대로 이어서 설명하도록 하겠습니다. :)
1단계 : 작성하고자 하는 내용대로 메일 초안 작성
2단계 : 작성한 내용을 마법의 요청어와 함께 Chat gpt에 질문
3단계 : Chat gpt 답변 내용에 문제가 없지는 재확인
4단계 : 검토된 내용으로 메일 전송
1단계 : 작성하고자 하는 내용대로 메일 초안 작성
먼저, 작성할 내용의 초안을 작성해 줍니다.
이 단계에서 한글로 작성할지 영어로 작성할지는 여러분들의 선택이지만, 영작 실력을 키우기 위해서 시간이 조금 소요되더라도 영어로 작성하실 것을 권장드리고 싶습니다.
(아직 영어로 작성하시는 것이 부담스러우신 분들은 한글로 작성하여 진행하셔도 문제 없습니다)
저의 경우 영작을 할 때, 문법에는 크게 신경을 쓰지 않고 작성합니다. 문법에 신경 써서 영작을 할 경우, 이 과정에서 시간이 매우 오래 소요되기 때문입니다. 또한 문법이나 스펠링과 같은 단순한 수정은 Chat gpt의 전문 분야이기에 마음 놓고 초안을 써내려 가면 됩니다!
다만, 내용을 이해하는 데 중요한 시제 표현이 있다면 Chat gpt가 문맥을 이해하기 위한 단서가 될 수 있으니 신경 써주시면 좋습니다. 물론 제일 중요한 것은 내용 이해가 쉽게 글을 쓰는 능력이겠죠?
(Chat gpt가 문장, 문맥을 이해하는 능력이 아주 뛰어나긴 합니다만...^^)
이건 기본적으로 메일을 작성할 때 적용되는 사항이니 따로 더 말씀은 드리지 않겠습니다.
Hi, Patti.
I hope you doing well. I just wondering if you help to upload water product in korea system.
some products are uploaded automatically in system after pricing process, but 15 products are not.
I don't know the logic of uploading product in system and I never have been doing this.
The 15 products are below. Please let me know something you can advise me.
Thank you in advance!
위의 내용은 이를 염두에 두고 쓴 제 초안입니다.
간략한 내용은 한국 시스템 내에 제품을 등록하기 위해 본사 product manager 에게 관련 내용을 문의한 상황입니다.
아주 간결한 문장으로 핵심만 담아 빠르게 작성했습니다.
비즈니스 메일이라기엔 조금 딱딱한 문체라고 느껴지시죠?
하지만, 문제없습니다. 우리에겐 Chat gpt라는 든든한 친구가 있으니까요 :)
2단계 : 작성한 내용을 마법의 요청어와 함께 Chat gpt에 질문
초안 작성을 마쳤다면, 우리의 친구 Chat gpt에게 도움을 요청해야겠죠?
여기서 바로 마법의 요청어가 필요합니다!
제가 애용하는 마법의 요청어는 바로 "영어로 자연스럽게 바꿔줘"입니다.
저는 이 요청어를 사용했을 때, 문제없이 늘 원하는 방향대로 답변을 받을 수 있었던 경험이 있어 애용하고 있습니다만,
Chat gpt는 이와 비슷한 지시어도 문맥 상 잘 알아듣기에, 여러분들만의 편하신 요청어를 사용하셔도 문제없습니다.
3단계 : Chat gpt 답변 내용에 문제가 없지는 재확인
자, 그럼 Chat gpt의 답변이 어떤지 한 번 볼까요?
제 경험 상, Chat gpt가 단순히 스펠링이나 문법을 고치는 정도가 아니라,
문맥을 파악하고 말하고자 하는 것을 이해하기 쉽도록 문장 구성이나 내용을 다소 변경하기도 하기에
혹, 내가 의도하는 바가 아닌 방향으로 수정이 되지는 않았는지 확인하는 과정이 필요합니다.
(물론, 초안 내용이 명확하게 작성되었다면 그럴 가능성이 거의 없겠죠?)
저는 답변을 스스로 직접 읽어보고 판단하지만, 이 과정이 복잡하다고 생각하시면 아래 사진과 같이 답변 내용을 Chat gpt 또는 파파고 등의 번역 프로그램을 통해 다시 한글로 번역하여 확인하셔도 됩니다.
그럼 초안과 답변 비교를 간단하게 해 보겠습니다!
첫 번째 줄이 초안, 그 아래 줄이 답변입니다.
빨간색 하이라이트와 같이 문법 수정을, 파란색 하이라이트와 같이 문장을 매끄럽고 부드럽게 바꿔준 결과를 확인하실 수 있습니다. 전체적으로 딱딱하고 정리안 된 문장들을 깔끔하게 수정된 내용으로 바뀐 것이 보이시죠?
I just wondering if you help to upload water product in korea system.
▶I was wondering if you could assist me in uploading the water products to the Korean system.
some products are uploaded automatically in system after pricing process, but 15 products are not.
▶Some products were automatically uploaded into the system after the pricing process, but there are 15 products that haven't been uploaded yet.
I don't know the logic of uploading product in system and I never have been doing this.
▶I'm not familiar with the process of uploading products into the system, and I haven't done this before.
The 15 products are below. Please let me know something you can advise me.
▶Here are the 15 products listed below. Please let me know if you have any advice or guidance.
4단계 : 검토된 내용으로 메일 전송
검토가 완료되었다면, 내용을 복사하시고 메일 작성하시면 끝입니다!
이때 참고하실 점! Ctrl+C, Ctrl+V로 복사 붙여 넣기를 하시면 아래와 같이 서식과 함께 붙여지게되니
글자만 붙여넣기를 원하신다면 꼭 Ctrl+Shift+V 키를 사용하시기를 바랍니다.
이 과정에서, 업무가 바쁘신 분들은 복사 붙여넣기 기능을 이용해 메일을 작성하셔도 되지만,
제가 추천드리는 방법은 수정된 내용을 참고하여 기존 초안을 직접 수정하는 것입니다.
이 방법이 비즈니스 영어 메일 작성 실력을 빠르게 증진시킬 수 있기 때문입니다.
다시 한번 작성해 봄으로써, 문법 및 비즈니스 쿠션어들을 습득할 기회를 꼭 가지시길 바랍니다.
지금까지, Chat GPT를 활용하여 영어 메일을 작성하는 방법을 알려드렸는데요.
발전된 기술을 잘 활용할 줄 안다면, 업무 능력을 빠르게 향상할 수 있을 것 같습니다.
앞으로도, 저와 여러분들의 비즈니스 영어 실력 향상을 위해 여러 다양한 관련 글을 작성할 예정이니 많은 관심 부탁드리겠습니다.
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